Większość osób, które znam, żyją bez planowania niczego pod pretekstem, że wolą żyć spontanicznie. Jedno do drugiego ma się nijak, bo planowanie nie zabija spontaniczności, przynajmniej jeśli robisz to umiejętnie.
Dlaczego warto mieć listę zadań ❓
Zacznę od tego dlaczego warto zacząć organizować wszystkie swoje sprawy do załatwienia na liście zadań.
1. Zwolnienie pamięci w głowie 🧠
Pewnie wydaję Ci się, że lista zadań jest Ci niepotrzebna, bo przecież wiesz doskonale co musisz zrobić i Ci to nie przeszkadza, ale czy na pewno? 🤔
Wypisanie wszystkich zadań na liście sprawi, że możesz wyrzucić je z głowy, nie musisz cały czas o nich myśleć, tylko zaufać Twojemu systemowi organizacji - to ogromny plus.
Dzięki temu możesz skupić się na wykonywaniu zadań, a nie pamiętaniu o nich. ☝️
2. Zmniejszenie stresu 📉
Dzięki temu, że wszystkie rzeczy, które musisz załatwić, zostały wpisane w obieg organizacji, szybko zauważysz, że Twój mózg jest odciążony, a poziom kortyzolu obniża się. 📉
Dobrze zaplanowane zadania zapewnią Ci spokój i poczucie kontroli nad Twoją sytuacją.
3. Wyraźny pogląd na sytuację 🗓️
Regularnie zaglądając na Twoją listę zadań, wszystkie sprawy do załatwienia są pod stałą kontrolą. Dzięki temu, jesteś w stanie oszacować czas wykonania każdego z zadań i jaką część swojego dnia musisz na nie poświęcić. 📊
4. Poczucie sprawczości 💪
W poprzednim poście o szkodliwości mediów społecznościowych, krótko wyjaśniłem działanie systemu dopaminowego. Zachęcam do nadrobienia tej lektury. Ten mechanizm działa podobnie również w tej sytuacji, tylko tym razem pozytywnie. 😁
W momencie ukończenia zadania, poziom dopaminy wzrasta, a Twój mózg odczuwa satysfakcję z ukończonego zadania. Warto więc nagradzać się tym symbolicznym odhaczeniem ukończonego zadania. ✅
Jak stworzyć listę zadań? ❓
Krok 1: Wybierz przestrzeń organizacji 🏠
Na początku zastanów się, w jaki sposób chcesz planować swoje zadania. Możesz to robić w notatniku, planerze lub wybrać jedno z cyfrowych rozwiązań takich jak Todoist, TickTick czy Microsoft Todo.
Ja przez lata przetestowałem już wiele metod planowania, wiele cyfrowych rozwiązań i najlepszy wybór zależy tylko i wyłącznie od Twoich preferencji. Najlepszą opcją dla mnie, jeśli chodzi o listy zadań, okazał się Todoist i to w nim planuje wszystkie moje sprawy do załatwienia. 📋
Cokolwiek wybierzesz na początek, będzie dobrze. Nie przykładaj za dużej wagi do wyboru narzędzi, tylko do tego, aby nauczyć się dobrej i efektywnej organizacji.
Krok 2: Wypisz wszystkie zadania 📝
Lepiej wypisać każde zadanie, niż o czymś zapomnieć. Wypisz wszystkie zadania, które musisz zrobić na swoją listę.
💡 Wskazówka Nazywając swoje zadania, zaczynaj od czasownika. Nie jest to wymagane, ale zwiększy przejrzystość Twojej listy. Zamiast więc nazywać zadanie Sprawdzian z matematyki, nazwij je Przygotować się do sprawdzianu z matematyki.
Zasada dwóch minut ⌚
Jeśli jakieś zadanie zajmie ci mniej niż 2 minuty i masz możliwość wykonania go w danym momencie, wykonaj je od razu, nie musisz wpisywać tego zadania na swoją listę. Jeśli nie możesz wykonać tego natychmiast, dodaj to zadanie do listy.
Krok 3: Podziel swoją listę na kategorie/projekty 📂
Podziel całe swoje życie i obowiązki na konkretne projekty.
Przykładowo, możesz mieć takie projekty:
- Zadania osobiste, gdzie wylądują wszystkie zadania, które dotyczą Twojego życia osobistego, możesz tam dodawać zadania związane z dbaniem o siebie, takie jak ćwiczenia fizyczne, higiena itd.
- Szkoła, gdzie znajdą się takie wpisy jak przygotowanie do ważnego sprawdzianu lub zrobienie pracy domowej.
- Praca, gdzie zorganizujesz wszystkie obowiązki i zobowiązania w Twojej pracy.
Ta lista to tylko przykład, więc musisz sam umiejętnie podzielić wszystkie twoje zadania na grupy.
Krok 4: Wyznacz priorytety 🎖️
Nie każde zadanie na Twojej liście jest tak samo ważne, dlatego ważne jest wyznaczenie priorytetu każdego zadania zgodnie z pewnymi kryteriami.
Matryca Eisenhowera
To narzędzie do ustalania priorytetów, które pomaga określić, które zadania są pilne i ważne. Możesz podzielić zadania na cztery kategorie:
- Pilne i ważne – zadania, które należy wykonać natychmiast.
- Ważne, ale niepilne – zadania, które są istotne, ale mogą poczekać.
- Pilne, ale nieważne – zadania, które można delegować.
- Nieważne i niepilne – zadania, które warto odrzucić lub odłożyć na później.
🔗 Dzięki tej matrycy łatwiej ocenić, które zadania zasługują na natychmiastową uwagę, a które mogą poczekać, co pomaga uniknąć stresu związanego z chaotycznym podejściem do planowania.
Krok 5: Zawsze określ termin ⌛
Kiedy już wiesz co zrobić, musisz ustalić kiedy to zrobić. Jeśli nie nadasz jakiemuś zadaniu terminu od razu, prawdopodobnie będziesz to odkładał przez długi czas. Staraj się zawsze określać jak najkrótszy termin wykonania zadania zgodnie z prawem Parkinsona. 👇
Prawo Parkinsona
Jest to teza Cyrila Northcote’a Parkinsona, która mówi o tym, że czas który zaplanujemy na wykonanie jakiegoś zadania, wypełni się po brzegi właśnie tym zadaniem.
Jaki więc z tego wniosek? Weźmy sobie na tapet jakiś ogromny cel, taki jak napisanie książki czy stworzenie dużego projektu. Kiedy zaplanujesz sobie, że chcesz napisać książkę w rok, to na pewno będziesz ją pisał rok, a najprawdopodobniej dwa lata, bo tak działa ludzki mózg. Jeśli masz dużo czasu, naturalnie będziesz odkładał wszystkie zadania związane z tym konkretnym celem na później.
Rozwiązanie jest takie, aby planować jak najbardziej ciasne terminy, takie jak np. tydzień na napisanie książki. Może się to wydawać absurdalne, ale jest to jak najbardziej możliwe, jeśli nie masz oczywiście żadnych innych czasochłonnych obowiązków. Nagle może się okazać, że będziesz pisał tę książkę dwa tygodnie, czyli teoretycznie dwukrotnie przekroczyłeś ustalony termin, ale spójrz jak to się ma do roku, który byś zaplanował wcześniej. 📕⌛
Krok 6: Podziel większe zadania na mniejsze 🔨
Duże zadania i cele są na tyle przerażające, że nasz mózg za pośrednictwem ciała migdałowatego uruchamia mechanizm ucieczki. 🏃♂️ Jeśli masz przed sobą ogromne zadanie, które powoduje u Ciebie zawroty głowy, bo nie wiesz nawet za co najpierw się zabrać, prawdopodobnie nigdy tego zadania nie ukończysz. Nawet jeśli je ukończysz, cały proces jego realizacji będzie tak męczący, że stracisz na tym zbyt dużo energii. 📉
Dlatego kiedy masz do realizacji duże zadania, dziel je na jak najmniejsze kawałeczki, dodawaj podzadania, a jeśli trzeba, nawet podzadania do tych podzadań. Dzięki temu pozbędziesz się tak ogromnego progu wejścia w realizację tego celu i zwiększysz kontrolę nad poświęconym czasem i postępami.
Podsumowanie 🏁
Jeśli nie organizujesz swojego życia poprzez korzystanie z listy zadań, zacznij z niej korzystać. Już z pierwszymi chwilami, mimo, że może być trudno się odnaleźć w całym gąszczu planowania, odczujesz, że Twój mózg pracuje dużo lepiej, a Twoja efektywność zwiększa się. 📈
Odstaw perfekcjonizm
Perfekcjonizm podczas planowania może być szkodliwy, ze względu na to, że może on powstrzymać Cię przed tworzeniem systemów, które będą nieidealne, ale wystarczająco dobre. Pamiętaj, że lista zadań musi być skuteczna dla Ciebie, a nie stanowić dekorację, więc nie stawiaj estetyki swojego planu nad realizację zadań.
Mam nadzieję, że wyciągnąłeś z tego postu dużo merytorycznej wiedzy i zaczniesz stosować się do moich rad, które są oparte na wieloletnim doświadczeniu, bo w ten sposób organizuje już swoje życie od ponad pięciu lat. Oczywiście, jak zawsze, jestem do Twojej dyspozycji poprzez Discorda.
Do zobaczenia 👋