Pewnie znasz to uczucie, kiedy masz do wykonania jakieś zadania, próbujesz się za nie zabrać i albo zupełnie to nie wychodzi i zadania pozostają przesunięte na następny dzień, albo już robiąc konkretną rzecz nie potrafisz się skoncentrować, przeskakujesz uwagą do innych zadań lub magicznie wpadł Ci do ręki telefon z Instagramem czy TikTokiem 📱.
W tym artykule postaram się jak najbardziej treściwie wytłumaczyć Ci czym jest Time Blocking oraz dać praktyczne wskazówki jak zacząć to wykorzystywać.
Czym jest Time Blocking?
Zacznijmy od tego czym właściwie jest blokowanie czasu (time-blocking). Jest to strategia zarządzania czasem, która pozwala na dokładne zaplanowanie każdej części swojego dnia, przy czym odzyskanie kontroli nad swoim czasem. ⌛
Przygotowałem dla ciebie przykładowy plan, który pomoże zobrazować Ci jak może wyglądać kalendarz przy użyciu Time Blockingu. W tym wypadku jako przykład naszego bohatera wziąłem ucznia, ale równie dobrze duże pomarańczowe bloki to może być praca na etacie lub miejsce na planowanie innych, konkretnych bloków.
Charakterystyka blokowania czasu
Time Blocking polega na grupowaniu zadań i wydarzeń w jeden duży blok. To grupowanie zwiększa świadomość tego jak spędzasz swoje cenne minuty życia.
Wydarzenie a zadanie
Różnica między wydarzeniem, a zadaniem w blokowaniu czasu jest bardzo ważna, ponieważ wydarzenie to coś co wydarza się w konkretnym momencie i trwa określony czas. Zadanie natomiast to czynność, którą musisz po prostu wykonać w ciągu dnia, nieważne kiedy.
Wydarzenia możesz po prostu zablokować w kalendarzu, nadać konkretną godzinę i przewidywany czas trwania. ⌚
Zadania możesz pogrupować w większe grupy, aby ich ilość Cię nie demotywowała. Jeśli więc masz kilka zadań, które dotyczą jednego tematu, stwórz duży blok w kalendarzu, który obejmie wykonywanie wszystkich tych zadań.
Jeśli wydaje się to trochę trudne, pozwól, że podam kilka przykładów:
- Jeżeli nadal chodzisz do szkoły, na Twojej liście zadań mogą znajdować się takie punkty jak "Napisanie wypracowania z polskiego", "Zrobienie zadania z matematyki" lub "Nauka do sprawdzianu z historii". W tym przypadku możesz stworzyć jeden blok, który będzie się nazywał "Wykonywanie zadań do szkoły" - to jak nazwiesz ten blok zależy już od Ciebie.
- Jeśli przykładowo rozwijasz swoją działalność możesz dzielić zadania na te wymagające skupienia (ja to nazywam "Focus Time") i na przykład na te, które możesz wykonać podczas spaceru czy jazdy samochodem.
Pamiętaj, że wszystkie metody zarządzania czasem mają być dostosowane do Ciebie, a nie na odwrót. Planuj swoje bloki tak, jak czujesz, że będzie najlepiej. 🎯
Czym jest Time Boxing i jakie są różnice?
Time Boxing to metoda podobna do Time Blockingu, ale są pewne różnice. Time Boxing polega na planowaniu bloków czasu dla każdego zadania i wydarzenia osobno, więc nie grupujemy zadań, tylko planujemy każde z nich indywidualnie. 🕰️
Ta metoda może być dla Ciebie bardziej odpowiednia, jeśli musisz trzymać się sztywnych terminów lub jeśli planowanie wszystkiego z osobna jest dla Ciebie bardziej przejrzyste i wygodne.
Dla kogo jest blokowanie czasu?
Nie oszukujmy się, nie jest to metoda dla każdego, ale na tyle uniwersalna, że może pomóc ogarnąć czas wielu osobom.
Time Blocking może być dla Ciebie, jeżeli:
- Masz problemy z koncentracją i trudno Ci się skupić na jednej rzeczy.
- Wykonujesz wiele zadań na raz, tracąc czas i nie robiąc niczego porządnie.
- Chcesz lepiej wykorzystywać swój codzienny czas.
- Masz problem z prokrastynacją i odkładasz większość zadań na później.
Jak zacząć z blokowaniem czasu? Praktyczne wskazówki
Określ zadania do wykonania w danym dniu
Spisz zwyczajną listę zadań, czy to na papierze, czy w aplikacji takiej jak Todoist lub TickTick. Wypisz wszystkie zadania, które musisz wykonać i nadaj im priorytet - wybierz te, które trzeba w danym dniu koniecznie wykonać.
Uważaj! Nie bierz na siebie zbyt dużo. Możesz mieć dni, w których nie dasz rady wykonać wszystkich zadań i to jest w porządku. Nadaj zadaniom priorytety, dzięki czemu w przypadku kiedy nie dasz rady, możesz przełożyć na później zadania, które nie wymagały aż tyle uwagi co pozostałe.
Wybieraj odpowiednią porę i otoczenie do konkretnych zadań
Znaczy to tyle, żebyś dopasowywał zadania pod względem ich priorytetu i potrzeb. Przykładowo, jeśli zadanie wymaga głębokiego skupienia, nie planuj go w momencie, kiedy ktoś lub coś będzie Cię rozpraszało.
Weź pod uwagę również priorytet, jeśli coś jest najważniejsze w danym dniu, nie planuj tego na sam koniec, a wręcz przeciwnie - zrób to jak najszybciej.
Dodaj do kalendarza rzeczy powtarzalne
Prawdopodobnie codziennie wstajesz rano, jesz obiad i wykonujesz powtarzalne czynności. Dodaj więc cykliczne wydarzenia do kalendarza. Może to być np. poranna rutyna, trening na siłowni, albo pobyt w szkole.
Stwórz bloki czasowe do zadań
Rutyny i wydarzenia powtarzające się masz już dodane. Pomyśl o priorytetach i pogrupuj zadania w bloki, a następnie dodaj je do swojego kalendarza. 📅 Możesz wracać do pewnych zadań kilka razy dziennie, więc jeśli zajdzie taka potrzeba, nie bój się powtarzać tych samych bloków.
Nie planuj co do minuty, zrób przestrzeń na niespodziewane wydarzenia
Nigdy nie wiadomo co się przydarzy w ciągu dnia. Nawet takie rzeczy jak opóźnienie pociągu czy autobusu mogą skutecznie zepsuć cały stworzony wcześniej plan, dlatego planuj bloki z zapasem czasowym, tak aby w sytuacji kryzysowej móc sobie poprzesuwać cały plan i uratować sytuację.
Jeśli nic niespodziewanego się nie wydarzy, możesz jedynie cieszyć się dodatkowym czasem dla siebie, więc same pozytywy. 😅
Planuj przerwy i czas osobisty
Nie jesteśmy maszynami i nie możemy ciągle pracować. Dodawaj również bloki przeznaczone na odpoczynek, spotkania ze znajomymi, oglądanie serialu czy posiłki. W momencie kiedy będziesz miał to zaplanowane, zmniejszysz szansę na to, że nie robisz w danym momencie nic produktywnego, bo odpoczynek również jest czymś produktywnym. 💪
Daj sobie czas
Dostosuj cały harmonogram pod siebie i nie zniechęcaj się po pierwszych kilku próbach. Daj szansę tej metodzie i przetestuj ją na sobie przez dłuższy czas. Może to nie być rzecz dla Ciebie, a może z czasem jak trochę wprawisz się w planowanie, uznasz, że nie ma lepszej metody.
Pamiętaj, że każdy jest inny i dla każdego działa coś innego. 😁
Przykład wykorzystania blokowania czasu
Znów zaprezentuje Ci ten sam obrazek przygotowanego przeze mnie pokazowego planu. Tym razem jednak jesteś bogatszy w wiedzę i już jesteś w stanie zauważyć pewne zależności. 💪
Jak widzisz, w tym planie są zawarte wszystkie kwestie, o których wspomniałem wcześniej. Jeśli nie jest dla Ciebie to tak widoczne, pozwól, że wymienię:
- Powtarzalne czynności są pogrupowane i powtórzone, patrz na poranną i wieczorną rutynę, obiad, trening na siłowni czy zwłaszcza czas w szkole.
- Spójrz teraz na czerwone bloki - to są zadania, które wymagają skupienia (tak to sobie wymyśliłem, że będą na czerwono). Jak widzisz nie ma tam żadnych konkretów (jak by to miało miejsce w Time Boxingu, czyli osobny blok dla każdego zadania), a jedynie ogólne opisy, które mają zobrazować co w tym momencie powinienem robić.
- Czas na niespodziewane okoliczności - jak możesz zauważyć, między blokami nie ma żadnych przerw, wynika to z tego, że jak ja planuje zapas czasu, wolę dodawać trochę większy zapas czasu w każdym zadaniu niż zostawiać przerwy. Zwykle z takim planem będzie zapas czasu, więc można go zmodyfikować w ten sposób, że w razie sytuacji kryzysowej sobie poradzimy.
- Przerwy na odpoczynek - zauważ, że często w planie pojawia się przerwa na odpoczynek, raz dłuższa, raz krótsza - to już zależy od konkretnej sytuacji.
- Zauważyłeś pewnie, że niektóre zadania występują kilka razy w ciągu dnia i są rozdzielone innym zadaniem, kojarzysz to z wcześniejszych sekcji, prawda?
Moje przemyślenia
Osobiście często zmieniam sposób planowania swojego czasu, bo ten temat mnie fascynuje. Time Blocking i Time Boxing to jednak strategie, które towarzyszą mi najczęściej.
Ja jednak nie trzymam się sztywno Time Blockingu czy Time Boxingu i Tobie też to polecam, ponieważ jedna i druga strategia ma swoje zastosowanie. W moim przypadku korzystanie z takiego hybrydowego systemu bardzo się sprawdza. Mówię o tym, że czasem wolę sobie niektóre zadania planować w kalendarzu indywidualnie, a nie ogólnie - więc to robię. Niektóre zadania nie potrzebują rozbicia na poszczególne bloki, więc wtedy korzystam z tych bloków ogólnych.
Jeszcze raz Ci przypomnę, że te systemy mają pomóc Ci w codzienności, a nie ją utrudnić więc baw się, testuj ile chcesz. 🎮
Mam nadzieję, że ten troszkę dłuższy od poprzedniego post pomoże Ci w przeżywaniu Twojego życia.
Do zobaczenia niebawem! 👋